Hoe werkt een incassobureau?

Veel ondernemers zijn een beetje huiverig om een ​​incassobureau of deurwaarder in te schakelen. Dit is heel begrijpelijk, omdat het de relatie met de klant in een andere fase brengt. En hoewel u in uw recht staat omdat de klant de factuur niet betaalt, bestaat er natuurlijk altijd het risico de klant te verliezen. Als klanten niet betalen en onbetaalde rekeningen stapelen zich op, dan kun je een incassobureau inschakelen. Maar wanneer kunt u een incassobureau inschakelen en wat doet een incassobureau precies?

Incassobureau, wat wilt u weten?

1. Wat doet een incassobureau?
2. Hoe werkt het inschakelen van een incassobureau?
3. Incasso tips

Incassobureaus incasseren namens crediteuren onbetaalde vorderingen en doen dit via de buitengerechtelijke incassoprocedure. Wat betekent het? Incassobureaus proberen een onbetaalde rekening te incasseren zonder naar de rechter te gaan. Dit doen zij door te e-mailen, te bellen en/of te onderhandelen over een betalingsovereenkomst met uw klant. Een incassobureau kan bijvoorbeeld geen beslag leggen op de woning, maar moet hiervoor een deurwaarder inhuren. Ook kan een incassobureau geen officiële documenten afgeven, zoals een dagvaarding. Deurwaarders doen uiteindelijk hetzelfde, maar mogen een stap verder gaan dan een incassobureau. Ook incasseren zij uitstaande schulden namens schuldeisers. Het nadeel van een deurwaarder is dat ze gegarandeerd extra kosten en juridische stappen met zich mee brengen. Een incassobureau regelt dit gehele traject voor u.

In het buitengerechtelijke incassotraject voeren deurwaarders dezelfde werkzaamheden uit als incassobureaus. Maar het verschil zit hem in de fase die volgt.

Een incassobureau of deurwaarder kan in principe te allen tijde worden ingeschakeld, hier zijn geen wettelijke termijnen voor. Een deurwaarder kan worden ingeschakeld vanaf het moment dat de betalingstermijn is verstreken en de factuur niet is betaald. Wel zijn er voorwaarden waaraan u als schuldeiser moet voldoen voordat het incassobureau wordt ingeschakeld. Wat zijn deze voorwaarden?

Er zijn wettelijke vereisten om ervoor te zorgen dat u de kosten niet draagt. Alvorens een incassobureau in te schakelen, moet de debiteur daadwerkelijk in verzuim zijn en is het daarom verstandig hem schriftelijk in gebreke te stellen.

Een incassobureau zal de debiteur benaderen voor de crediteur. Een incassobureau heeft vaak de juiste toon om een ​​debiteur te laten betalen. Vreemde ogen dwingen en de kans is groter dat onbetaalde rekeningen buiten de rechtbank worden betaald. Om een ​​dergelijk incassoproces te starten, hoeft u alleen maar de incasso opdracht in te dienen bij een incassobureau.

In de eerste fase stuurt de schuldeiser zonder extra kosten een laatste aanmaning. De debiteur heeft nu de mogelijkheid om de factuur te betalen zonder incassokosten. In de tweede fase van het minnelijke incassotraject wordt een dossier aan gemaakt en factureren wij deze kosten conform de wet op de incassokosten aan de debiteur. Indien bovenstaande fasen geen resultaat opleveren en betaling uitblijft, kan een juridische procedure worden gestart. De schuldeiser kan dit zelf bepalen en is uiteraard niet verplicht om een ​​gerechtelijke procedure te starten.

1. Maak duidelijke afspraken

Door goede afspraken te maken over vooruitbetaling, voorkom je problemen in een later stadium. Zorg er daarom voor dat uw klant weet wat u van hem verwacht met betrekking tot de betaling van de factuur. Uiteraard is het ook belangrijk dat uw opdrachtgever dit accepteert.

2. Controleer uw debiteuren maandelijks

Zorgen voor een strikt debiteurenbeheer. Controleer daarom regelmatig uw onbetaalde facturen, zodat u tijdig kunt ingrijpen als de facturen niet op tijd betaald worden.

3. Stuur een betalingsherinnering

Is de betalingstermijn verstreken en heeft u geen betaling ontvangen? Stuur de klant dan een betalingsherinnering. Bewaar altijd een kopie van deze documenten, zodat u later altijd het bewijs heeft dat u de klant aan de onbetaalde factuur heeft herinnerd. Zet ook alle informatie over betalingsherinneringen die uw klant nodig heeft om uw rekening te betalen.

4. Onderneem actie

Ondanks dat u als bedrijf een goede relatie met uw klant wilt behouden, is het belangrijk om snel te handelen en te handelen als het gaat om incasso. Als je een passieve houding aanneemt, kan het lang duren voordat je je geld terugkrijgt. Laat zien dat u onbetaalde facturen en financiële administratie binnen uw organisatie serieus neemt. Houd het kort en professioneel. Geldzaken zijn serieuze zaken.

5. Huur professionals in

Houd het doel voor ogen: uw rekeningen snel betaald krijgen, het liefst met zo min mogelijk moeite en extra kosten. Als uw debiteur na meerdere pogingen nog steeds niet heeft betaald, kunt u het beste een beroep doen op een professional om u te helpen bij het incasseren van uw schuld. Denk hierbij aan een incassobureau.